Für den Bau der PETRA III Experimentierhalle mussten viele hundert Bauzeichnungen von DESY geprüft und genehmigt werden. Hierfür haben zunächst Prüfer aus verschiedenen Fachgruppen jede Zeichnung formal und inhaltlich begutachtet und kommentiert, bevor die Bauleitung abschließend über die Genehmigung entschied. Jede Zeichnung musste diesen Prozess innerhalb weniger Tage vollständig durchlaufen, um den vorgesehenen Terminplan für den Bauablauf einhalten zu können. Die verschiedenen Prüfungen mussten daher parallel durchgeführt werden. Viele Zeichnungen wurden in diesem Zuge mehrfach überarbeitet, so dass insgesamt mehrere tausend Prüfvorgänge anfielen.

Der „Planlauf" genannte Prozess wurde zusammen mit der PETRA Projektgruppe abgestimmt und dann unter Nutzung der Funktionen des Engineering Data Management Systems EDMS optimiert. Das EDMS bietet hierfür z.B. Mechanismen für das Verteilen von Prüfaufträgen, für das parallele Prüfen, Kommentieren und Unterschreiben von Plänen durch mehrere Bearbeiter und für die Terminverfolgung.

Das EDMS leitet zu prüfende Zeichnungen in den Eingangskorb der Prüfer und sendet parallel dazu eine E-Mail mit dem Prüfauftrag und einem Link auf die zu prüfende Zeichnung. Die Projektgruppe kann jederzeit über zentrale Archivfunktionen auf alle Bauzeichnungen zugreifen. Farbcodes signalisieren den Prüfstatus einer Zeichnung, z.B. rot für „in Arbeit", gelb für „zur Prüfung" und grün für „freigegeben". Bauzeichnungen liegen im PDF Format vor und werden unter Nutzung der Software „Acrobat Professional" betrachtet und mit Kommentaren versehen. Die Abbildung zeigt einen Blick ins Zeichnungsarchiv und eine Bauzeichnung mit Kommentaren mehrerer Prüfer.

Durch die Nutzung des EDMS wurde eine geordnete und nachvollziehbare Bearbeitung der Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Fristen ermöglicht. Zudem stellte das System für die gesamte Bauphase den Zugriff auf die genehmigten Unterlagen für alle am Bau Beteiligten sicher. Insgesamt waren etwa 40 Projektmitarbeiter an der Durchführung des Planlaufprozess beteiligt.