Zur Unterstützung des XFEL-Projektmanagements wurden Prozesse für die verteilte Projektplanung und –verfolgung entwickelt und Werkzeuge für deren Unterstützung eingeführt. Ziel war es, den verschiedenen Arbeitspaketen eine individuelle Projektplanung zu ermöglichen, aber dennoch im Projektbüro eine Gesamtsicht auf das Projekt für die Steuerung und für Abstimmungen unter den Arbeitspaketen pflegen zu können. Ein Team, bestehend aus Mitarbeitern der Gruppen V3, VDV, IT und des XFEL Projektbüros hat dazu unter Federführung von IPP die Software "MS Project Enterprise 2007" mit einer SAP-Schnittstelle eingeführt.

Die eingeführte Lösung erlaubt es, das System rollenbasiert zu nutzen. Jeder XFEL Arbeitspaketleiter (WPL) pflegt einen Projektplan seines Arbeitspakets. Die Pläne sind in einer zentralen Datenbank abgelegt, wodurch die WPLs Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen durch Vernetzung mit anderen Plänen in ihre Planung einfließen lassen können. Gruppenleiter sind in der Lage, die vom XFEL aus ihren Gruppen eingeplanten Ressourcen einzusehen und abzustimmen. Die XFEL Projektleitung kann Web-basiert auf verschiedene Berichte und Auswertungen zugreifen, und das XFEL Projektbüro hat Zugriff auf alle Planungsdaten und ist so in der Lage, die Planungen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Arbeitspakete abzustimmen und bei Änderungen wie z.B. Terminverschiebungen rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten. Durch die Anbindung an das SAP System können Plankosten und tatsächliche Projektkosten einfach miteinander korreliert werden.

Die Abbildung zeigt schematisch die Funktionsweise der aufgebauten Lösung. Die WPL und ihre Stellvertreter wurden im Umgang mit dem System und der dafür entwickelten Planungsmethodik geschult. Eine erste Bewährungsprobe bestand die Lösung anlässlich einer in Q3/2007 auf Basis der im System vorliegenden Planungsunterlagen durchgeführten Projektbegutachtung.