Für die Errichtung der XFEL Gebäude muss eine Planung erstellt werden, in der die Gebäude, die Beschleunigeranlage und die technische Infrastruktur im Detail enthalten sind. Diese Planung muss gruppenübergreifend durchgeführt und unter allen beteiligten Gewerken abgestimmt werden. Zusammen mit der XFEL Projektgruppe wurde ein gruppenübergreifender und interdisziplinärer Planungsprozess entwickelt und unter Nutzung der Möglichkeiten von 3D CAD und EDMS optimiert. Über die Werkzeuge werden alle beteiligten Gruppen aktiv in die Planung einbezogen, gleichzeitig wird der Prozess stärker formalisiert und dadurch straffer durchführbar.

Der Prozess besteht aus drei Schritten: Zunächst erstellen die beteiligten Gruppen auf Grundlage der aktuellen Gebäudeplanung 3D Modelle der Gewerke, für die sie verantwortlich sind. Die Qualitätssicherung fügt diese Gewerke-Modelle in zentrale 3D Gebäudemodelle ein und prüft diese auf Kollisionen. Die verschiedenen Gruppen stimmen nach Bedarf Strategien zum Auflösen der Kollisionen ab und geben diese als Änderungsanweisungen zurück an die konstruierenden Gruppen. Nach einigen Iterationen konvergiert der Prozess schließlich.

Zur Koordination und Dokumentation des Prozesses wird das EDMS verwendet. Über das EDMS werden Gebäudemodelle zur Sicherung von Bearbeitungsständen als Basis für Abstimmungsprozesse freigegeben. Dadurch können alle Nutzer über einfache 3D Betrachtungs-Programme (sog. Viewer) auf die Modelle zugreifen und diese analysieren. Zudem werden Prüfaufträge und –ergebnisse über das EDMS an die beteiligten Gruppen verteilt, so dass deren zeitnahe Bearbeitung verfolgt und gewährleistet werden kann.